Probolinggo, Sekilasmedia.com – Peningkatan kualitas administrasi pemerintahan di Kota Probolinggo terus didorong melalui pembenahan sistem pengelolaan arsip di seluruh perangkat daerah hingga tingkat kelurahan. Upaya tersebut mendapat perhatian khusus dalam agenda Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Perangkat Daerah Tahun 2026 yang berlangsung di Aula Bangkesbangpol, Rabu (4/11).
Dalam kegiatan tersebut, Wali Kota Probolinggo dr. Aminuddin memberikan apresiasi kepada sejumlah unit kerja yang dinilai berhasil menunjukkan kualitas pengelolaan kearsipan melalui Lomba Tertib Arsip Tahun 2026. Penyerahan penghargaan berupa piagam dan uang pembinaan dilakukan secara simbolis sebagai bentuk pengakuan atas upaya pembenahan administrasi yang telah dilaksanakan.
Persaingan pada kategori perangkat daerah menghasilkan Sekretariat DPRD sebagai peraih predikat terbaik pertama. Berikutnya, RSUD dr. Mohamad Saleh menempati urutan kedua, sementara Dinas Pendidikan dan Kebudayaan memperoleh posisi ketiga.
Tiga penghargaan kategori harapan juga diberikan kepada Dinas Ketahanan Pangan, Pertanian, dan Perikanan sebagai Harapan I, Bakesbangpol sebagai Harapan II, serta Kecamatan Wonoasih sebagai Harapan III.
Pada kelompok kelurahan, Kelurahan Kareng Lor berhasil meraih penghargaan tertinggi. Kelurahan Mangunharjo menyusul sebagai Juara II dan Kelurahan Kebonsari Kulon menempati Juara III.
Adapun posisi Harapan I diraih Kelurahan Ketapang, Harapan II oleh Kelurahan Wiroborang, serta Harapan III diberikan kepada Kelurahan Sumbertaman.
Wali Kota Aminuddin mengungkapkan bahwa pencapaian para pemenang merupakan hasil dari komitmen dalam membangun administrasi yang lebih tertata. Ia berharap keberhasilan tersebut dapat menjadi contoh sekaligus dorongan bagi unit kerja lainnya untuk terus meningkatkan standar pengelolaan dokumen pemerintahan.
Baginya, tertib arsip bukan sekadar persoalan teknis penyimpanan berkas. Pengelolaan dokumen yang benar merupakan bagian dari tanggung jawab aparatur dalam memastikan setiap kegiatan pemerintahan memiliki rekam administrasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ia menilai, keberadaan arsip yang terkelola secara profesional sangat diperlukan untuk mendukung transparansi pelayanan publik, memperkuat akuntabilitas kinerja, serta menjadi referensi dalam proses penentuan kebijakan.
“Pengelolaan arsip dinamis yang tertib merupakan fondasi utama dalam mendukung akselerasi reformasi birokrasi dan mewujudkan sistem pemerintahan berbasis elektronik di Kota Probolinggo. Arsip harus dikelola secara profesional karena menjadi bagian penting dari akuntabilitas dan transparansinya,” ujarnya.
Untuk memastikan pembenahan berjalan menyeluruh, Aminuddin meminta seluruh organisasi perangkat daerah dan kelurahan memberikan perhatian terhadap tiga aspek utama. Salah satunya adalah meningkatkan kesiapan menghadapi Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI), termasuk melengkapi seluruh bukti pendukung yang diperlukan dalam proses pemeriksaan.
Selain itu, pengelolaan arsip aktif maupun inaktif harus dilakukan secara optimal di setiap unit kerja. Menurutnya, kualitas kearsipan perlu dibangun secara merata sehingga tidak hanya menjadi perhatian instansi tertentu, melainkan menjadi tanggung jawab seluruh jajaran pemerintahan.
Hal lain yang ditekankan adalah perlunya perubahan budaya kerja. Pimpinan perangkat daerah diminta membangun komitmen bersama dan memberikan perhatian terhadap aparatur yang bertugas mengelola arsip agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan secara profesional.
“Jangan sampai pengelolaan arsip hanya menjadi pekerjaan sampingan. Jadikan tertib arsip sebagai bagian dari budaya kerja birokrasi yang unggul dan profesional,” tegasnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo, Slamet Swantoro, menyampaikan bahwa monitoring dan evaluasi memiliki peran penting untuk mengetahui perkembangan penerapan sistem kearsipan di lingkungan pemerintahan daerah.
Melalui kegiatan tersebut, pihaknya ingin memastikan pembinaan berjalan sesuai kebutuhan sekaligus meningkatkan kemampuan aparatur dalam memenuhi standar administrasi kearsipan, khususnya terkait penyediaan dokumen pendukung audit internal.
Slamet menjelaskan bahwa terdapat tiga fokus yang menjadi sasaran kegiatan. Pertama, memperkuat pelaksanaan monitoring dan pembinaan kearsipan. Kedua, meningkatkan pemahaman teknis serta kesiapan petugas dalam menyiapkan bukti dukung Audit Sistem Kearsipan Internal. Ketiga, membangun kebiasaan tertib arsip yang dapat diterapkan secara konsisten.
Ia berharap evaluasi yang dilakukan dapat memberikan gambaran mengenai aspek-aspek yang masih perlu diperbaiki oleh setiap perangkat daerah maupun kelurahan. Dengan demikian, hasil kegiatan tidak berhenti pada penilaian, tetapi benar-benar ditindaklanjuti melalui peningkatan kualitas administrasi.
Menurut Slamet, penghargaan yang diberikan kepada para pemenang juga diharapkan mampu menumbuhkan semangat berkompetisi secara sehat. Seluruh unit kerja diharapkan terpacu untuk menghasilkan pengelolaan arsip yang semakin baik dan memenuhi prinsip tata kelola pemerintahan.
Melalui pembinaan, evaluasi, dan pemberian apresiasi tersebut, Pemerintah Kota Probolinggo terus mendorong terwujudnya sistem kearsipan yang tertib, terintegrasi, dan berkelanjutan sebagai bagian dari pembangunan birokrasi yang efektif, transparan, serta bertanggung jawab.
