PALEMBANG,Sekilasmedia.com- Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Palembang, Aprizal Hasyim, mengeluarkan peringatan tegas kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkot Palembang terkait pengelolaan arsip. Ia menekankan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan dokumen administratif, melainkan instrumen vital dalam pertanggungjawaban publik dan rekam jejak pembangunan daerah.
Peringatan tersebut disampaikan Aprizal saat menghadiri kegiatan Penyerahan Laporan dan Piagam Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026, pada Selasa (3/10/2026). Dalam sambutannya, Aprizal menyoroti pentingnya integritas data sebagai bukti legalitas setiap kebijakan, program pembangunan, hingga penggunaan anggaran daerah.
“Setiap kebijakan, program pembangunan, hingga penggunaan anggaran harus ada buktinya. Kalau arsipnya berantakan, bagaimana kita mau mempertanggungjawabkan kepada masyarakat?” tegas Aprizal di hadapan para kepala OPD.
Lebih lanjut, Sekda menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan internal tidak boleh dipandang semata-mata sebagai ajang kompetisi untuk meraih piagam penghargaan. Sebaliknya, mekanisme ini harus dijadikan alat evaluasi objektif untuk mengidentifikasi celah kelemahan dan mendorong perbaikan sistematis di setiap unit kerja.
Mengacu pada data nasional, Aprizal memaparkan hasil Pengawasan Kearsipan Nasional tahun 2025 yang dirilis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Indeks kearsipan kabupaten/kota secara nasional tercatat masih berada di angka 62,10. Namun, terdapat tren positif pada aspek digitalisasi, di mana indeks digitalisasi arsip nasional mencapai 79,42, mengalami kenaikan signifikan dari tahun sebelumnya yang berada di level 74,50.
Menyikapi tren tersebut, Pemkot Palembang terus mempercepat transformasi digital melalui implementasi aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Kendati demikian, Aprizal mengingatkan bahwa digitalisasi bukan sekadar proses konversi fisik kertas menjadi file elektronik (*scan*). Proses tersebut harus tetap adheren terhadap kaidah kearsipan yang baku, mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.
“Untuk memastikan kepatuhan terhadap standar tersebut, Aprizal mewajibkan setiap kepala OPD untuk memiliki empat pilar utama dalam manajemen kearsipan:
1. Tata naskah dinas yang baku;
2. Klasifikasi arsip yang jelas;
3. Jadwal retensi arsip yang terpenuhi;
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang ketat.
Selain aspek sistem, peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) pengelola arsip juga menjadi prioritas. Aprizal juga menekankan agar setiap rekomendasi yang muncul dari hasil pengawasan internal segera ditindaklanjuti, bukan diabaikan.
Dalam kesempatan itu, Aprizal memberikan apresiasi tinggi kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Palembang atas konsistensi dalam melakukan pembinaan dan pengawasan internal. Ia berharap penghargaan yang diserahkan tidak berhenti pada seremonial belaka.
“Bagi OPD yang berprestasi, pertahankan kualitasnya. Bagi yang nilainya belum optimal, jadikan ini sebagai momentum evaluasi diri untuk segera berbenah,” pungkas Aprizal.
